Einzug der Digitalisierung in
den Geschäftsalltag

Die Bührer & Partner Immobilien AG begleitet private wie auch institutionelle Kunden bei ihren Prozessen rund um Immobilien. Die 17 Mitarbeiter des Unternehmens verkaufen und vermieten eine grosse Bandbreite an Liegenschaften, angefangen bei Einfamilienhäusern, Villen und Wohnungen bis hin zu Bauland oder Gewerbe- und Industrieprojekte. Die Bührer & Partner Immobilien AG hat ihren Sitz in Schaffhausen, weshalb der Fokus auf der Vermittlung von Immobilien in Schaffhausen, dem Thurgau und Zürich liegt. Zusätzlich realisiert die Firma regelmässig eigene Immobilienprojekte in der Grösse von 2 bis 50 Wohneinheiten. Kunden und Branchenpartner unterstützt die Bührer & Partner Immobilien AG ausserdem in rechtlichen Fragen rund um Immobilien wie beispielsweise Kaufverträge oder Parzellierungen.

Wie bei den meisten Unternehmen häuften sich auch bei Bührer & Partner die Ordner mit Dokumenten. Die Liegenschaftsdossiers mit Verträgen und Korrespondenz brauchten viel physischen Platz. Die Ablage war nicht standardisiert und es war schwierig, auf die Schnelle die richtigen Dokumente zu finden. Ein Teil der Daten war zwar in der Immobilienbewirtschaftungssoftware von Bührer & Partner enthalten, jedoch waren diese nicht mit allen Informationen aus den Liegenschaftsdossiers ergänzt. Auch die Sicherheit der Daten und die Zugangsberechtigungen waren nicht klar geregelt. So ging viel produktive Zeit verloren mit der Suche nach den relevanten Dokumenten.

Die Herausforderung war es also, ein System zu finden, welches die richtigen Informationen, am richtigen Ort, zur richtigen Zeit und im richtigen Format zur Verfügung stellt. Ricoh bietet mit seinen Enterprise Content Management (ECM) Lösungen eine grosse Bandbreite an Technologien in diesem Bereich an und durfte das Problem der Datenflut bei der Bührer & Partner Immobilien AG anpacken. Das übergeordnete Ziel vom ECM ist es, den Dokumentenfluss im Unternehmen zu digitalisieren und zu automatisieren. Dazu gehören Erstellung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung der Dokumente. Bei der Bührer & Partner Immobilien AG wurde dieses Ziel mit verschiedenen ECM-Lösungen wie unter anderem DocuWare umgesetzt. Die Immobilienbewirtschafter archivieren zum Beispiel alle Liegenschaftsdokumente und E-Mails in DocuWare. Die archivierten Dokumente werden automatisch mit den Stammdaten der Immobilienbewirtschaftungssoftware abgeglichen und ergänzt. So wird sichergestellt, dass die relevanten Informationen an einem zentralen Ort gespeichert sind und nicht aus mehreren Systemen gesucht werden müssen.

Dank den Enterprise Content Management Lösungen von Ricoh hat die Bührer & Partner Immobilien AG eine digitale, standardisierte und zentrale Ablage aller Liegenschaftsdokumente erreicht. Durch das automatische Archivieren und Zuordnen der E-Mails ist zusätzlich die Übersicht der gesamten Korrespondenz gewährleistet. Mit dem ECM System spart das Unternehmen einerseits Platz, da es keine physische Ablage mehr braucht, andererseits Zeit, da die Daten mit einem Mausklick und von überall her zur Verfügung stehen. Somit können sich die Mitarbeiter wieder auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und effizient ihrer Arbeit nachgehen.