7 Schritte, wie Sie Dokumente ablegen und wiederfinden

Als besonders ineffizient erweist sich die Archivierung in Papierform. Wenn Sie ein Dokument ablegen, nimmt dieser manuelle Akt unnötig Zeit in Anspruch. Wollen Sie Dokumente wiederfinden, verschwenden Sie häufig Zeit. Es spricht deshalb viel für eine umfassende Digitalisierung der Dokumentenablage, damit sparen Sie auch Kosten für Papier, Drucker und die Archivierung.

Aber Vorsicht: Digitalisierung bedeutet nicht automatisch, dass Sie künftig von einer übersichtlichen Ablage profitieren. Wenn Sie Dokumente unsystematisch ablegen, herrscht auf Ihrem Rechner oder in Ihrer Cloud Unordnung. In diesem Fall haben Sie auch digital Probleme, Dokumente wiederzufinden. Beherzigen Sie folgende Schritte, um die Digitalisierung der Dokumentenablage sowie das anschliessende Ablegen zum Erfolg zu führen.

1. Überlegen Sie sich vor der Digitalisierung eine geeignete Ordnerstruktur!
Bei der Implementierung einer neuen digitalen Dokumentenablage empfiehlt sich eine strukturierte Vorgehensweise. Manche begehen den Fehler, dass sie motiviert Dokumente einscannen und beispielsweise auf dem Desktop sammeln. Die Folge ist, dass sie diese in einem zweiten Schritt aufwendig sortieren müssen.

Erstellen Sie lieber eine benutzerfreundliche Ordnerstruktur, bevor Sie das erste Dokument ablegen. Wägen Sie ab, welche Ordner und Ordnernamen sich für Ihren Zweck eignen. Welche Ordner bieten sich für die erste Ebene an? Welches Ordnersystem wollen Sie in den Unterverzeichnissen verwirklichen? Investieren Sie in diesen Abwägungsprozess Zeit, das lohnt sich. Eine spätere Umstrukturierung bedeutet einen erheblichen Aufwand.

2. Ein konkretes Ordnersystem wählen
Es existieren vielfältige Ablagesysteme, die Sie prinzipiell anwenden können. Wichtig ist, dass Sie folgende Fehler vermeiden:

• Die schlechteste Variante ist, sämtliche Dokumente auf dem Desktop abzulegen. Sie verlieren rasch den Überblick.
• Beschränken Sie zudem die Anzahl der Ordner. Bei zu vielen Ordnern wissen Sie nicht mehr, wo sich Dokumente befinden.
• Begrenzen Sie auch die Anzahl der Ebenen. Bestenfalls öffnen Sie eine Datei spätestens mit dem dritten Klick.

Die Ordner auf allen Ebenen sollten Sie mit präzisen Namen versehen.

3. Das neue Ablagesystem mit Dateien füllen
Nun können Sie Ihre Dokumente in die einzelnen Ordner kopieren beziehungsweise dort abspeichern. Beginnen Sie am besten mit allen Dokumenten, die Ihnen in digitaler Form vorliegen. Kopieren Sie sämtliche Dateien auf Ihrem Rechner, auf einer externen Festplatte und auf mobilen Endgeräten in das künftige digitale Ablagesystem. Sie verfügen über Dokumentenanhänge in Ihrem E-Mail-Postfach, die Sie bisher nicht systematisch abgespeichert haben? Fügen Sie diese ebenfalls in das Filesystem ein. Erst danach sollten Sie sich den Dokumenten in Papierform widmen. Scannen Sie diese Unterlagen ein, klugerweise nehmen Sie sich einen Ordner nach dem anderen vor. Fangen Sie zum Beispiel mit Rechnungen an und kümmern Sie sich anschliessend um weitere Dokumententypen.

4. Die Effizienz maximal steigern: Dokumente umfangreich digitalisieren
Wenn Sie sich für ein digitales Dokumentenmanagement entscheiden, sollten Sie Schritt für Schritt Dokumente in Papierform komplett abschaffen. Es lässt sich nicht verhindern, auch weiterhin einzelne Rechnungen und andere Unterlagen auf Papier zu erhalten. Kassenbelege des Einzelhandels sind ein Beispiel. Digitalisieren Sie diese sofort.

Dafür können Sie auf unterschiedliche Softwareprogramme zurückgreifen, so ermöglicht eine gute Buchhaltungssoftware die Digitalisierung von Kassenbelegen. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass ein solches Buchhaltungsprogramm die Daten automatisiert in Ihre Finanzbuchhaltung einpflegt.

5. Denken Sie an einen zuverlässigen Schutz für Ihre Daten!
Mit der Digitalisierung der Dokumentenablage steigern Sie Ihre Effizienz und reduzieren Ihre Kosten. Beachten Sie aber, dass Sie Ihre Dateien umfangreich schützen müssen. Datenverluste würden fatale Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben, mit regelmässigen Backups verhindern Sie diesen Gau. Eine weitere Gefahr stellt das Hacking dar, mit wirksamen Schutzmassnahmen meiden Sie den Zugriff unbefugter Dritter.

6. Zugriffsrechte auf Ordner organisieren und verwalten
In den Bereich Schutzmechanismus gehört die Frage, wie Sie intern Zugriffsrechte vergeben. Die Zugriffsrechte sollten klar und transparent geregelt sein. Den Zugriff sollten Sie nur erlauben, wenn Angestellte diesen für ihre Arbeit benötigen. Ansonsten besteht die Gefahr von Datenlecks und der Verletzung des Datenschutzes.

7. Nutzen Sie die Unterstützung von professionellen Anbietern für das Dokumentenmanagement
Die Digitalisierung der Dokumentenablage ist ein komplexer Prozess, das macht diese Schritt-für-Schritt-Anleitung deutlich. Sie sind dabei aber nicht auf sich alleine gestellt: Lassen Sie sich von Spezialisten für Digitalisierungsprozesse helfen! Dienstleister wie Ricoh bieten Ihnen hochwertige Softwarelösungen für die digitale Dokumentenablage und begleiten Ihre Digitalisierung mit ihrer Expertise tatkräftig.

Sie wollen die Effizienz in Ihrer Firma mit einer digitalen und systematischen Dokumentenablage erhöhen? Dann vereinbaren Sie mit den Profis von Ricoh einen Beratungstermin. Die Fachleute für die Digitalisierung in Unternehmen zeigen Ihnen alle Möglichkeiten auf und unterbreiten Ihnen massgeschneiderte Lösungen.

In vielen Unternehmen existiert ein grosser Optimierungsbedarf in puncto digitaler Prozesse. Die Digitalisierung der Dokumentenablage ist ein naheliegender Bereich, um Digitalisierungsprozesse voranzutreiben. Mit einem durchdachten Konzept und innovativer Software sichern Sie sich eine rasche Rendite.