Gaille Construction SA – vom Papierberg zur digitalen Dokumentenverarbeitung

Die Gaille Construction SA aus Fresens im Kanton Neuenburg wurde bereits vor über 100 Jahren gegründet. Das Unternehmen ist Spezialist für massgeschneiderte Holzrahmen-, Zimmerei- und Schreinerarbeiten in Schweizer Qualität. 85 Mitarbeitende, aufgeteilt in hochqualifi zierte Teams für jeden Tätigkeitsbereich, sorgen dafür, dass die Wünsche der Kunden voll und ganz erfüllt werden. Nebst moderner und innovativer technischer Ausrüstung ist die Vielfalt der Mitarbeitenden ein Schlüsselelement für den Erfolg der Gaille Construction SA. Acht Nationen sind momentan im Team vertreten und alle bringen neue Kulturen, Ansichten und Traditionen mit. Dies bereichert die tägliche Arbeit und bringt neue Inputs und Kreativität. Somit entwickelt sich das Unternehmen immer weiter und kann auf die Bedürfnisse der Kunden optimal eingehen.

Damit sich die Angestellten auf diejenigen Arbeiten, welche Wertschöpfung generieren, fokussieren können, sollen administrative Aufgaben möglichst effi zient erledigt werden. Aber wie bei vielen Unternehmen, gab es in der Vergangenheit auch bei der Gaille Construction SA eine Menge an papierbasierten Prozessen. Diese nahmen zum einen viel physischen Platz in Anspruch, zum anderen verlangsamten sie die Arbeitsabläufe. Rechnungen konnten zum Beispiel nicht effi zient weiterverarbeitet werden und die rechtzeitige Zahlung wurde somit erschwert.

Gaille Construction SA 30-40% schnellere Rechnungsverarbeitung Prozesse optimieren, automatisieren und digitalisieren mit DocuWare « Das Team von Ricoh hat uns während des gesamten Projekts mit hervorragender Beratung und professionellen Dienstleistungen unterstützt. » Jean-Noël Jeannerod, Co-Directeur Gaille Construction SA Gaille Construction SA – vom Papierberg zur digitalen Dokumentenverarbeitung Ausserdem war die Archivierung von Papierdokumenten nicht mehr zeitgemäss und sorgte für einen grossen Mehraufwand. Für die Gaille Construction SA war es daher wichtig, eine Lösung zu finden, welche die Validierungszeiten verkürzt, den Papieraufwand reduziert und alle Dokumente digital archiviert und somit einfach wieder auffindbar macht.

Diese Anforderungen konnte die DocuWare Cloud erfüllen. Das Unternehmen DocuWare ist spezialisiert auf digitales Dokumenten Management und Workflow Automation und ist seit 2019 Teil des Ricoh Konzerns. Alle Buchhaltungs- und Verwaltungsdokumente der Gaille Construction SA wurden digitalisiert und die Prozesse optimiert. Dank DocuWare sind archivierte Dokumente für die Mitarbeitenden nun nur noch einen Mausklick entfernt und müssen nicht mehr aus physischen Archivordnern hervorgesucht werden. Durch die Sicherung aller Daten in der Cloud kann von überall aus auf die gewünschten Dokumente zugegriffen werden.

Somit können beispielsweise während eines Telefonats mit einem Kunden in wenigen Sekunden relevante Schriftstücke zur Hand genommen werden. Dies wiederum ist für einen kundenorientierten Service unerlässlich. Von zentraler Bedeutung ist ausserdem die Verkürzung des Bearbeitungszyklus der Debitoren- und Kreditorenrechnungen. Mit der DocuWare Mobile App besteht die Möglichkeit, Rechnungen von überall her zu prüfen und zu validieren. Die Mitarbeitenden der Gaille Construction SA sind somit viel freier in der Planung ihres Arbeitsalltags und können absolut standortunabhängig arbeiten.

Mit diesem wichtigen Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation hat die Gaille Construction SA Abläufe beschleunigt und vereinfacht. Dank der DocuWare Cloud Lösung haben die Angestellten einen besseren Überblick über die Aktivitäten des Unternehmens und können so schneller und präziser reagieren. Dies kommt schlussendlich den Kunden und Lieferanten zu Gute und sie profitieren von einem noch professionellerem Service. Die Digitalisierung ist ein Erfolg für das Unternehmen!